1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest MANDROYA Group sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Kruszyńska 31A, 01-365 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000977070, NIP 5213972451, REGON 522304612 (dalej: Administrator), prowadząca Mandroya Senses Centrum Terapeutyczne. Kontakt w sprawach ochrony danych: rodo@mandroya.pl, tel. +48 799 045 251, lub pisemnie na adres siedziby.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Twoje dane (oraz dane dziecka pozostającego pod Twoją opieką) przetwarzamy w celu:
- świadczenia usług terapeutycznych i diagnostycznych (integracja sensoryczna, logopedia, psychologia), w tym rejestracji i obsługi wizyt - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem) oraz, w zakresie danych o zdrowiu, art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 9 ust. 3 RODO (cele profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej i zapewnienia opieki zdrowotnej, przetwarzanie przez osoby zobowiązane do tajemnicy zawodowej), w zw. z ustawą o działalności leczniczej oraz ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
- prowadzenia dokumentacji medycznej - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz przepisów wykonawczych o dokumentacji medycznej) w zw. z art. 9 ust. 2 lit. h RODO;
- rozliczeń, fakturowania oraz wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- bieżącej komunikacji z pacjentami i opiekunami (SMS, e-mail), rozpatrywania reklamacji oraz ankiet satysfakcji - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora);
- marketingu własnych usług, wyłącznie za odrębną zgodą - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
3. Kategorie danych
Przetwarzamy: dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, data urodzenia, numer PESEL pacjenta, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu tożsamości; numer PESEL jest wymaganym elementem dokumentacji medycznej zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta), dane kontaktowe (e-mail, telefon, adres), dane przedstawiciela ustawowego, dane o zdrowiu (informacje o przebiegu terapii, notatki terapeutyczne - dane szczególnej kategorii, art. 9 RODO), dane rozliczeniowe (historia płatności, dane do faktur) oraz dane techniczne (adres IP, dane przeglądarki - w celach bezpieczeństwa).
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO): dostawcom hostingu i sieci dostarczania treści; dostawcom bazy danych, uwierzytelniania, przechowywania plików i funkcji serwerowych obsługujących system rezerwacji; operatorowi płatności online; dostawcom usług poczty elektronicznej i SMS; biuru rachunkowemu oraz biuru kadrowo-płacowemu; dostawcy poczty i narzędzi biurowych. Dane mogą być również udostępniane organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa.
5. Przekazywanie danych poza EOG
Część podmiotów przetwarzających ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, w związku z czym Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazanie odbywa się z poszanowaniem rozdziału V RODO (art. 44-49) - na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO) lub standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), w razie potrzeby uzupełnionych o dodatkowe zabezpieczenia.
6. Okresy przechowywania
Dokumentacja medyczna - co do zasady 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, a w przypadku dokumentacji dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia - 22 lata (art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta), z dalszymi ustawowymi wyjątkami (m.in. 30 lat w razie zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia). Dane rozliczeniowe i księgowe - 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dane przedstawiciela ustawowego z umowy - do upływu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat). Dane marketingowe - do wycofania zgody. Dane konta użytkownika oraz dane pacjenta pozostają powiązane z dokumentacją medyczną, rozliczeniami i ewentualnymi roszczeniami, dlatego przechowujemy je przez okres wymagany przez najdłuższy z mających zastosowanie celów wskazanych powyżej (w praktyce decyduje okres przechowywania dokumentacji medycznej); po jego upływie dane usuwamy lub poddajemy anonimizacji. Oznacza to, że konta powiązanego z historią wizyt i dokumentacją nie usuwamy na żądanie przed upływem tych okresów.
7. Twoje prawa
Przysługuje Ci prawo: dostępu do danych i otrzymania kopii (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21), a w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody - prawo jej wycofania w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem). Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług. Niepodanie danych uniemożliwia rejestrację i udział w usługach Centrum. Podanie danych do celów marketingowych jest w pełni dobrowolne i nie warunkuje skorzystania z usług.
9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
Na stronie internetowej nie stosujemy obecnie narzędzi profilujących ani analitycznych podmiotów trzecich. Jeżeli w przyszłości je uruchomimy (na przykład w celu pomiaru skuteczności reklam), zadziałają one wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w panelu ustawień plików cookies, opisanym w punkcie 10, a niniejszą Politykę zaktualizujemy o ich wykaz. Profilowanie nie dotyczy również systemu rezerwacji wizyt (wizyty.mandroya.pl) - w systemie nie stosujemy żadnych narzędzi profilujących.
10. Pliki cookies i podobne technologie
Stan obecny: strona używa wyłącznie pamięci niezbędnej do jej działania. Nie umieszczamy na Twoim urządzeniu plików cookies statystycznych ani marketingowych i nie korzystamy z narzędzi śledzących podmiotów trzecich. Z tego powodu nie wyświetlamy również okna zgody - nie mamy Cię o co pytać.
Do działania strony wykorzystujemy jedynie:
- pamięć lokalną przeglądarki (localStorage) do zapamiętania Twojego wyboru w panelu ustawień plików cookies - wyłącznie wtedy, gdy taki wybór złożysz;
- dane techniczne niezbędne do obsługi rezerwacji wizyty w systemie wizyty.mandroya.pl, opisane w regulaminie tego systemu.
Zgodą na pliki cookies inne niż niezbędne zarządza nasz własny panel ustawień - nie korzystamy z zewnętrznej platformy zarządzania zgodami. Panel dzieli technologie na trzy kategorie: niezbędne (zawsze aktywne, nie wymagają zgody), statystyczne oraz marketingowe. Kategorie inne niż niezbędne są domyślnie wyłączone i uruchamiają się dopiero po Twoim wyraźnym działaniu. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z odnośnika "Ustawienia cookies" w stopce strony; wycofanie jest równie łatwe jak wyrażenie zgody. Odnośnik ten pojawia się dopiero wtedy, gdy strona faktycznie korzysta z technologii wymagających zgody.
Obowiązek uzyskania zgody na przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji już przechowywanej w Twoim urządzeniu, w zakresie innym niż niezbędny do świadczenia usługi, wynika z art. 398 i art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej.