1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest MANDROYA Group sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Kruszyńska 31A, 01-365 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000977070, NIP 5213972451, REGON 522304612 (dalej: Administrator), prowadząca Mandroya Senses Centrum Terapeutyczne. Kontakt w sprawach ochrony danych: rodo@mandroya.pl, tel. +48 799 045 251, lub pisemnie na adres siedziby.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Twoje dane (oraz dane dziecka pozostającego pod Twoją opieką) przetwarzamy w celu:
- świadczenia usług terapeutycznych i diagnostycznych (integracja sensoryczna, logopedia, psychologia), w tym rejestracji i obsługi wizyt - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem) oraz, w zakresie danych o zdrowiu, art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 9 ust. 3 RODO (cele profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej i zapewnienia opieki zdrowotnej, przetwarzanie przez osoby zobowiązane do tajemnicy zawodowej), w zw. z ustawą o działalności leczniczej oraz ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
- prowadzenia dokumentacji medycznej - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz przepisów wykonawczych o dokumentacji medycznej) w zw. z art. 9 ust. 2 lit. h RODO;
- rozliczeń, fakturowania oraz wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- bieżącej komunikacji z pacjentami i opiekunami (SMS, e-mail), rozpatrywania reklamacji oraz ankiet satysfakcji - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora);
- marketingu własnych usług, wyłącznie za odrębną zgodą - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
3. Kategorie danych
Przetwarzamy: dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, data urodzenia, numer PESEL pacjenta, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu tożsamości; numer PESEL jest wymaganym elementem dokumentacji medycznej zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta), dane kontaktowe (e-mail, telefon, adres), dane przedstawiciela ustawowego, dane o zdrowiu (informacje o przebiegu terapii, notatki terapeutyczne - dane szczególnej kategorii, art. 9 RODO), dane rozliczeniowe (historia płatności, dane do faktur) oraz dane techniczne (adres IP, dane przeglądarki - w celach bezpieczeństwa).
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO): dostawcom hostingu i sieci dostarczania treści; dostawcom bazy danych, uwierzytelniania, przechowywania plików i funkcji serwerowych obsługujących system rezerwacji; operatorowi płatności online; dostawcom usług poczty elektronicznej i SMS; dostawcy modelu językowego; biuru rachunkowemu oraz biuru kadrowo-płacowemu; dostawcy poczty i narzędzi biurowych. Dane mogą być również udostępniane organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa.
Na Twoją prośbę podamy nazwy konkretnych podmiotów, którym powierzamy dane. Wystarczy napisać na rodo@mandroya.pl.
Jeżeli wyrazisz zgodę na pliki cookies marketingowe, informacja o Twojej wizycie na stronie trafia także do Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia). Meta nie jest w tym zakresie podmiotem przetwarzającym na nasze zlecenie, lecz współadministratorem - opisujemy to w punkcie 10.
Na każdej podstronie korzystamy z krojów pisma dostarczanych przez usługę Google Fonts, a na podstronie Kontakt dodatkowo z mapy dojazdu z serwisu Google Maps. Oba elementy pobierane są wprost z serwerów Google, dlatego Twoja przeglądarka łączy się wówczas bezpośrednio z Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Google nie jest w tym zakresie podmiotem przetwarzającym na nasze zlecenie. Dane, które w ten sposób otrzymuje, wykorzystuje we własnych celach i na własną odpowiedzialność, jako odrębny administrator, na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności. Szczegóły podajemy w punkcie 10.
5. Przekazywanie danych poza EOG
Część podmiotów przetwarzających ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, w związku z czym Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazanie odbywa się z poszanowaniem rozdziału V RODO (art. 44-49) - na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO) lub standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), w razie potrzeby uzupełnionych o dodatkowe zabezpieczenia.
Nie wszyscy nasi dostawcy działają tak samo. Z częścią z nich, w tym z operatorem płatności i z dostawcą modelu językowego, umowę zawieramy z ich spółką europejską, więc my sami nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy - dzieje się to dopiero dalej, wewnątrz struktury dostawcy, i wtedy podstawą są standardowe klauzule umowne. Baza danych systemu rezerwacji wraz z dokumentacją znajduje się na serwerach w Unii Europejskiej.
Dotyczy to również danych zbieranych przez Meta Pixel: Meta Platforms Ireland Limited przekazuje je do Meta Platforms, Inc. w Stanach Zjednoczonych, a podmiot ten figuruje na liście uczestników EU-US Data Privacy Framework.
Dotyczy to także krojów pisma i mapy pobieranych z serwerów Google. Google Ireland Limited może przekazywać otrzymane dane do Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, Kalifornia 94043, Stany Zjednoczone), a podmiot ten figuruje na liście uczestników EU-US Data Privacy Framework prowadzonej przez Departament Handlu Stanów Zjednoczonych. Zasady, na jakich Google przekazuje dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, opisuje w informacji o ramach przekazywania danych.
6. Okresy przechowywania
Dokumentacja medyczna - co do zasady 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, a w przypadku dokumentacji dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia - 22 lata (art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta), z dalszymi ustawowymi wyjątkami (m.in. 30 lat w razie zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia). Dane rozliczeniowe i księgowe - 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dane przedstawiciela ustawowego z umowy - do upływu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat). Dane marketingowe - do wycofania zgody. Dane konta użytkownika oraz dane pacjenta pozostają powiązane z dokumentacją medyczną, rozliczeniami i ewentualnymi roszczeniami, dlatego przechowujemy je przez okres wymagany przez najdłuższy z mających zastosowanie celów wskazanych powyżej (w praktyce decyduje okres przechowywania dokumentacji medycznej); po jego upływie dane usuwamy lub poddajemy anonimizacji. Oznacza to, że konta powiązanego z historią wizyt i dokumentacją nie usuwamy na żądanie przed upływem tych okresów.
7. Twoje prawa
Przysługuje Ci prawo: dostępu do danych i otrzymania kopii (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21), a w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody - prawo jej wycofania w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem). Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług. Niepodanie danych uniemożliwia rejestrację i udział w usługach Centrum. Podanie danych do celów marketingowych jest w pełni dobrowolne i nie warunkuje skorzystania z usług.
9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
Na stronie internetowej korzystamy z dwóch narzędzi analitycznych tego samego dostawcy - Vercel Web Analytics (zagregowane statystyki ruchu: liczba odsłon, źródła wejść, popularność podstron) oraz Vercel Speed Insights (pomiar szybkości i wydajności strony). Oba działają bez plików cookies i pokazują nam zbiorcze statystyki, a nie dane pojedynczych osób. Uruchamiają się dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody na kategorię "statystyczne" w panelu ustawień plików cookies, opisanym w punkcie 10.
Po wyrażeniu zgody na kategorię "marketingowe" działa na stronie Meta Pixel. Jest to narzędzie reklamowe: pozwala rozpoznać, że osoba, która zobaczyła naszą reklamę na Facebooku lub Instagramie, weszła następnie na stronę, i umożliwia kierowanie do niej kolejnych reklam. Stanowi to profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO. Nie wywołuje jednak wobec Ciebie skutków prawnych ani nie wpływa na Ciebie w podobnie istotny sposób - rozstrzyga wyłącznie o tym, jakie reklamy zobaczysz w serwisach Meta. Bez Twojej zgody piksel w ogóle się nie uruchamia.
Kroje pisma i mapa pobierane z serwerów Google, opisane w punkcie 10, nie służą nam do profilowania. Nie otrzymujemy z nich żadnych danych na Twój temat i nie łączymy ich z żadnymi innymi informacjami. Nie mamy natomiast wpływu na to, czy Google powiąże takie połączenie z Twoim kontem, jeżeli jesteś do niego zalogowany.
Profilowanie nie dotyczy systemu rezerwacji wizyt (wizyty.mandroya.pl). W systemie nie stosujemy narzędzi reklamowych ani analitycznych.
10. Pliki cookies i podobne technologie
Stan obecny: strona używa pamięci niezbędnej do jej działania, a wyłącznie po Twojej zgodzie - narzędzi statystycznych Vercel Web Analytics i Vercel Speed Insights oraz narzędzia marketingowego Meta Pixel. Odrębnie od tego, niezależnie od Twojego wyboru w panelu, wczytujemy elementy pobierane z serwerów Google, które opisujemy w dalszej części tego punktu. Narzędzia statystyczne nie zapisują na Twoim urządzeniu plików cookies ani danych umożliwiających Twoją identyfikację. Meta Pixel zapisuje plik cookie i przekazuje dane do Meta - opisujemy to niżej. Wyświetlamy okno ustawień plików cookies, w którym każdą z tych kategorii możesz włączyć lub wyłączyć.
Do samego działania strony wykorzystujemy jedynie:
- pamięć lokalną przeglądarki (localStorage) do zapamiętania Twojego wyboru w panelu ustawień plików cookies - wyłącznie wtedy, gdy taki wybór złożysz;
- dane techniczne niezbędne do obsługi rezerwacji wizyty w systemie wizyty.mandroya.pl, opisane w regulaminie tego systemu.
Zgodą na pliki cookies inne niż niezbędne zarządza nasz własny panel ustawień. Panel dzieli technologie na trzy kategorie: niezbędne (zawsze aktywne, nie wymagają zgody), statystyczne oraz marketingowe. Kategorie inne niż niezbędne są domyślnie wyłączone i uruchamiają się dopiero po Twoim wyraźnym działaniu. Panel nie obejmuje natomiast krojów pisma i mapy pobieranych z serwerów Google, o których piszemy niżej. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z odnośnika "Ustawienia cookies" w stopce strony; wycofanie jest równie łatwe jak wyrażenie zgody.
Meta Pixel (Facebook, Instagram) uruchamia się dopiero po zgodzie na kategorię "marketingowe". Zapisuje wtedy w Twojej przeglądarce plik cookie _fbp o czasie życia 90 dni i przekazuje do Meta Platforms Ireland Limited informację o wejściu na stronę: adres odwiedzanej podstrony, adres IP, dane przeglądarki i systemu, czas zdarzenia oraz identyfikator zapisany w tym pliku cookie. Dzięki temu wiemy, ile osób weszło na stronę z naszej reklamy, a Meta może pokazać reklamę osobie, która nas już odwiedziła.
Ograniczamy się do jednego zdarzenia, czyli odsłony strony. Nie wysyłamy do Meta informacji o tym, która terapia Cię interesuje, ani żadnych danych dziecka.
W zakresie zbierania tych danych i przekazania ich do Meta jesteśmy z Meta współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO. Zasadniczą treść tego uzgodnienia Meta udostępnia pod adresem facebook.com/legal/controller_addendum. Za dalsze przetwarzanie danych po ich otrzymaniu odpowiada wyłącznie Meta, na zasadach opisanych w jej polityce prywatności. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili w panelu "Ustawienia cookies" w stopce strony; wycofanie działa od razu, a przy kolejnym wejściu piksel się nie uruchomi. Reklamy, które widzisz w serwisach Meta, możesz zmienić w preferencjach reklamowych swojego konta.
Niezależnie od Twojego wyboru w panelu, na każdej podstronie wczytujemy kroje pisma z usługi Google Fonts, a na podstronie Kontakt także mapę dojazdu z serwisu Google Maps, osadzoną jako ramka (element iframe). Oba elementy pobierane są wprost z serwerów Google i nie są objęte panelem ustawień plików cookies. Google otrzymuje wtedy Twój adres IP oraz informacje o przeglądarce i systemie.
Adresu odwiedzanej przez Ciebie podstrony Google nie otrzymuje. Ramka z mapą ma ustawioną politykę odsyłacza, która całkowicie wyłącza jego wysyłanie, a przy krojach pisma przekazywany jest wyłącznie adres domeny, bez ścieżki. W naszych testach samo wejście na stronę nie powodowało zapisania w przeglądarce żadnego pliku cookie Google. Jeżeli jednak masz już w przeglądarce pliki cookies Google, na przykład dlatego że korzystasz z konta Google, mogą one zostać wysłane wraz z takim żądaniem, chyba że Twoja przeglądarka blokuje pliki cookies podmiotów trzecich. Sami nie otrzymujemy z tych elementów żadnych danych na Twój temat i nie wykorzystujemy ich ani do statystyk, ani do reklamy.
Podstawą naszego udziału w tym przetwarzaniu, to jest osadzenia tych elementów i przekazania Google wskazanych wyżej danych, jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz uzasadniony interes polegający na zachowaniu spójnej szaty graficznej strony oraz na ułatwieniu pacjentom i opiekunom dotarcia do Centrum. Wobec przetwarzania opartego na tej podstawie możesz wnieść sprzeciw zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO, pisząc na rodo@mandroya.pl.
Jeżeli wolisz uniknąć połączenia z Google, adres Centrum i informację o dojściu podajemy na podstronie Kontakt również w postaci tekstowej, a wczytywanie mapy i krojów pisma możesz zablokować w ustawieniach przeglądarki lub przy użyciu rozszerzenia blokującego treści zewnętrzne.
Obowiązek uzyskania zgody na przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji już przechowywanej w Twoim urządzeniu, w zakresie innym niż niezbędny do wykonania transmisji lub do dostarczenia usługi, o którą sam wystąpiłeś, wynika z art. 399 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej. Do samej zgody stosuje się odpowiednio przepisy o ochronie danych osobowych, zgodnie z art. 400 tej ustawy.
11. Monitoring wizyjny w placówce
Centrum przy ul. Kruszyńskiej 31A w Warszawie jest objęte monitoringiem wizyjnym. Kamera obejmuje wyłącznie części ogólnodostępne, to jest korytarz i recepcję. Sale terapii nie są monitorowane. Rejestrowany jest wyłącznie obraz, bez dźwięku.
Nagrania służą zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z art. 23a ustawy o działalności leczniczej). Przechowujemy je do 3 miesięcy od dnia nagrania, po czym są nadpisywane; nagranie stanowiące dowód w postępowaniu przechowujemy do prawomocnego zakończenia sprawy. Obszar monitorowany jest oznaczony przy wejściu, a pełna klauzula informacyjna jest dostępna w recepcji.